A mídia social oferece oportunidades tentadoras para interagir com funcionários, parceiros comerciais, clientes, prospects e toda uma série de participantes das redes sociais. "No entanto, aqueles que participam nas mídias sociais precisam de orientação de seu empregador sobre regras, normas, comportamentos e responsabilidades" esperadas deles. Temas geralmente cobertos na política de uso", argumenta Carol Rozwell, vice-presidente e analista do Gartner.
Pensando nisso, a consultoria identificou sete questões críticas que os criadores e gestores da política de de uso de mídias sociais devem responder, antes de divulgá-la para seus colaboradores:
Qual a estratégia da Organização para Mídias Sociais?
Há muitos fins possíveis para as mídias sociais. Ela pode ser usada por cinco níveis de interação (variando de monitoramento para a co-criação) e em quatro diferentes grupos de participantes (empregados, parceiros de negócios, clientes e prospects usuários de redes sociais).
É fundamental que os líderes de comunicação corporativa e/ou da área de marketing determinem os objetivos de suas iniciativas na mídia social, antes de implantá-las. E que os responsáveis por articular as iniciativas de mídia social conheçam a estratégia, os valores da companhia, os resultados desejados e os impactos que essas iniciativas poderão gerar.
Quem vai escrever e revisar a política?
Algumas organizações atribuem a elaboração da política ao CIO. Outras, ao Conselho Geral. E muitas, a uma comissão formada especialmente para a tarefa. É útil definir, por consenso, quem será o responsável e quem deverá ser consultado e envolvido antes de iniciar o trabalho de definição da política. É importante lembrar que há uma diferença entre a política - que define o que é lícito fazer ou não - e os processos operacionais.
Estes processos operacionais precisam ser flexíveis e mutáveis e também aderentes à política, mas cada departamento/atividade terá de trabalhar a governança e as diretrizes específicas do processo.
Como vamos revisar o projeto da política?
Obter um feedback geral sobre a política, durante sua construção, serve a dois propósitos. Primeiro, garante que múltiplos interesses, como segurança, questões jurídicas, de privacidade e identidade corporativa, estejam sendo tratadas de forma adequada. E que a política esteja equilibrada.
Em segundo lugar, aumenta a adesão, quando um grupo diversificado de pessoas é convidado a analisar e comentar sobre o projeto. Isso significa que o processo pelo qual a política será revista e discutida, será incorporado ao resultado final, aumento a possibilidade de sua aceitação por todos os funcionários da empresa.
Como vamos informar os colaboradores sobre suas responsabilidades?
Algumas empresas confundem a criação de políticas com a comunicação dessas políticas. A política deve ser bem escrita e detalhada, mas é improvável que cubra tudo o que é necessário para instruir seus funcionários sobre suas responsabilidades no uso das mídias sociais. Um plano de comunicação bem concebido, apoiado por um programa de treinamento, ajuda a tornar a política melhor compreendida pelos funcionários.
Quem será o responsável para monitoramento das atividades dos empregados nas mídias sociais?
Uma vez definida a estratégia, e estabelecidas as regras e as razões pelas quais foram criadas, quem vai garantir que sejam seguidas? Quem vai garantir que a organização está colhendo o benefício esperado a partir do uso da mídia social? Um treinamento bem projetado e um programa de conscientização podem ajudar, mas os gerentes e líderes da organização também precisam prestar atenção. Os gerentes precisam compreender a política e os pressupostos. Seu papel será o de um guia de apoio para a equipe de moderação.
Como vamos formar gestores para treinar funcionários no uso da mídia social?
Alguns gestores não terão nenhum problema em apoiar seus trabalhadores por navegarem com frequência em sites de mídia social. Outros podem ter mais problemas ajudando os funcionários a descobrir a melhor abordagem para blogs, microblogs e redes sociais. É preciso haver um plano de como a organização vai oferecer aos gerentes as habilidades necessárias para enfrentar o desafio de aconselhar suas equipes sobre assuntos sensíveis.
Como usaremos exemplos para refinar a política e a educação dos profissionais para o uso das adequado das mídias sociais?
Como acontece com qualquer novo meio de comunicação, algumas iniciativas serão excepcionalmente bem sucedidas, enquanto outras correrão à deriva e até fracassarão. Organizações que abordam as mídias sociais de forma organizada, planejada e coerente com a missão, a estratégia e os valores previamente definidos, serão capaz de analisar como essas iniciativas cumprirão os seus objetivos e usarão esse conhecimento para melhorar os esforços existentes ou projetos futuros.
Fonte: Redação CIO
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